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elektronischer Rechtsverkehr/
besonderes elektronisches Anwaltspostfach/
Informationen über das beA

Aktive Nutzungspflicht ab dem 01.01.2022

Seit dem 01.01.2018 besteht die sogenannte „passive Nutzungspflicht“, die Rechtsanwält:innen gemäß § 31 Abs. 6 BRAO dazu verpflichtet, die für die Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das beA zur Kenntnis zu nehmen.  

Ab dem 01.01.2022 gilt die sogenannte „aktive Nutzungspflicht“: Rechtsanwält:innen können ab diesem Zeitpunkt Schriftsätze nur noch als elektronische Dokumente bei den Gerichten einreichen. Die persönliche Einreichung, per Fax oder per Post ist ab diesem Zeitpunkt unzulässig und kommt nur in absoluten Ausnahmefällen in Betracht, wenn beispielsweise ein technischer Ausfall oder Defekt vorliegt.  

Es ist daher wichtig, dass sich so schnell wie möglich mit den ab dem 01.01.2022 geltenden Bestimmunen zu befassen und – sofern noch nicht geschehen- zeitnah die notwendigen Vorkehrungen zu treffen.

Der auf Seite 9 des Kammerreports III/2021 abgedruckte Beitrag „Readiness 2022 von Frau Rechtsanwältin Julia von Seltmann beschreibt, welche Maßnahmen in technischer und tatsächlicher Hinsicht zur Umsetzung der aktiven Nutzungspflicht getroffen werden müssen.  

Die rechtlichen Grundlagen der „aktiven Nutzungspflicht“ finden sich im Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10.10.2013, dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 05.07.2017 und dem Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 05.10.2021.

Neben den technischen Maßnahmen ist es wichtig, sich mit den ab dem 01.01.2022 geltenden prozessualen Bestimmungen vertraut zu machen. Die Regelung der aktiven Nutzungspflicht findet sich in nahezu sämtlichen Prozess- und Verfahrensordnungen, insbesondere § 130 d ZPO, § 14 b FamFG, § 46 g ArbGG, § 65 d SGG, § 55 d VwGO, § 52 d FGO und § 32 d StPO. Nach diesen Regelungen müssen alle Dokumente, für welche die Schriftform vorgeschrieben ist, elektronisch eingereicht werden.  

Wenn bei der Einreichung der elektronischen Dokumente die gesetzlichen Formvorschriften nicht eingehalten werden, liegt eine unzulässige und damit unwirksame Prozesserklärung vor, die von Amts wegen zu beachten ist.  

Bereits jetzt regelt § 130 a Abs.3 ZPO dass das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein muss oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden muss.

Sichere Übermittlungswege im Sinne des § 130 a Abs.4 ZPO sind beispielsweise der Postfach und Versanddienst eines DE-Mail-Kontos oder der Übermittlungsweg zwischen dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach und der elektronischen Poststelle des Gerichts.

Die ERVV regelt, welche Anforderungen die elektronischen Dokumente erfüllen müssen. Deren Neuregelung tritt am 01.01.2022 in Kraft. In § 2 Abs.1 Satz 1 der neuen ERRVV ist gestrichen worden, dass das Dokument „in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form übermittelt werden muss. Es ist ausreichend, wenn das Dokument als PDF übermittelt wird.

Außerdem entfällt ab dem 01.01.2022 das Erfordernis, dass der Dateiname das Dokument schlagwortartig umschreibt und eine logische Nummerierung enthält. § 2 Abs.2 der neuen ERVV regelt, dass das elektronische Dokument den in § 5 Abs.1 Nr.1 und 6 ERVV n.F. vorgesehenen Bekanntmachungen (ERVB) entsprechen soll.

Da in zwei Bundesländern für einzelne Gerichtsbarkeiten schon seit längerem die aktive Nutzungspflicht gilt, gibt es bereits eine Vielzahl von gerichtlichen Wiedereinsetzungsentscheidungen, die sich auch mit den anwaltlichen Sorgfaltspflichten im Zusammenhang mit der Einreichung elektronischer Dokumente beschäftigen. Auf der Seite der BRAK sowie in den beA-Newslettern der BRAK finden Sie ausführliche und hilfreiche Informationen und Tipps zur allgemeinen Nutzung des beAs, der Erstellung von Nachrichten und den Anforderungen an die zu übermittelnden Dokumente.

Der Vorstand der Kammer befindet sich zum Thema ERV im regelmäßigen Austausch mit dem Pfälzischen Oberlandesgericht Zweibrücken und den Landgerichten im Kammerbezirk. Die Gerichte sind auf den Eingang der Datenmengen ab dem 01.01.2022 vorbereitet. Über die Ergebnisse des nächsten Treffens mit der Justiz werden wir Sie im nächsten Kammerrundschreiben/ Kammerreport informieren.  

Es ist geplant, bis zum Jahresende den vier Berufsschulen im Kammerbezirk eine beA-Testumgebung einzurichten, die es den Auszubildenden ermöglicht, den Umgang mit dem beA und dem elektronischen Rechtsverkehr zu lernen und zu üben. Eine Einführung der Fachlehrer in die Themenfelder beA/ERVV hat bereits stattgefunden. Nach Einrichtung der Testumgebung werden außerdem Einführungsveranstaltungen an den einzelnen Schulen durchgeführt werden.

Empfehlung zur Benamung von Schriftstücken im elektronischen Rechtsverkehr

Wir empfehlen im elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten und Kolleginnen und Kollegen folgende Bezeichnungen (Klarnamen) der über beA versandten Dateien zu verwenden:

Klage
Verteidigungsanzeige
Klageerwiderung
Schriftsatz

Berufung
Berufungsbegründung
Berufungserwiderung
Schriftsatz

Widerklage
Streitverkündung

VKH/PKH-Antrag

Kostenfestsetzungsantrag
Fristverlängerungsantrag

Wir empfehlen denjenigen Kollegen und Kolleginnen, welche nicht mit einem Kanzleiprogramm arbeiten, die Beachtung folgender Hinweise beim Speichern der zu versendenden Dateien:

Die jeweiligen Dokumente sollen mit vorangestelltem Datum in dem Format JJJJ/MM/TT (Bsp.: 2021_11_24) gespeichert werden. Computersysteme speichern üblicherweise nach der Größenordnung der 1. Zahl; stellen Sie das Tagesdatum voran, dann wird Ihr Computer Ihre Dokumente in erster Linie nach der Zahl des Tages sortieren.

Das beA akzeptiert bestimmte Sonderzeichen (z. B. : , – + / # \ etc) und Leerstellen nicht und versendet Dateien, welche dies beinhalten, nicht. Wir empfehlen in diesen Fällen die Verwendung des sogenannten „Unterstrichs“: _ .

Ihre Dateibezeichnung lautet dann beispielsweise wie folgt:

2021_11_25_Klage

Diejenigen Kolleginnen und Kollegen, welche ein Kanzleiprogramm verwenden, müssen sich regelmäßig über die Formatierung des Datums sowie die Verwendung von Leer- und Sonderzeichen keine Gedanken machen, da die Programme die Bezeichnungen vor der Versendung über das beA entsprechend formatieren. Voraussetzung hierfür ist selbst verständlich, dass die Versendung dann auch über das Kanzleiprogramm erfolgt.

Soweit Anlagen mitgesandt werden, empfehlen wir allen Kolleginnen und Kollegen, ob ein Kanzleiprogramm verwendet wird oder auch nicht, das Kürzel „Anl“ voranzustellen, danach zur besseren Übersicht „K“ für Kläger bzw. „B“ für Beklagte(r) (entsprechend „Ast“ und „Ag“ zum Beispiel in familienrechtlichen Verfahren) einzufügen, folgend von der Nummerierung, welche systembedingt immer im Format „00“ erfolgen sollte. Danach kann dann noch eine kurze Bezeichnung der Anlage angefügt werden, dies hilft auch Ihnen in der Folge, diese schneller aufzufinden. Somit lautet eine Anlagenbezeichnung dann beispielsweise:

Anl_K01_Mietvertrag

Letztendlich sehen Ihre Schriftsätze nebst Anlagen, welche Sie sodann versenden, dann beispielsweise wie folgt aus:

2021_11_25_Klage
Anl_K01_2018_07_20_Mietvertrag
Anl_K02_2021_10_24_Kuendigung
Anl_K03_2021_11_12_Zahlungsaufforderung

Ihr Gegner antwortet sodann – hoffentlich – wie folgt:

2021_12_20_Klageerwiderung
Anl_B01_2020_03_14_Maengelanzeige
Anl_B02_2020_12_05_Mietminderung

Diese Empfehlungen haben wir mit dem Pfälzischen Oberlandesgericht Zweibrücken abgestimmt. Sie orientieren sich an der von der Justiz verwendeten Benamung der Schriftstücke im ERV in Zivil- und Familiensachen. Diese Empfehlungen sind deshalb dazu geeignet, dass die von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten bei Gericht eingereichten Dokumente ohne Umbenennung zügig bearbeitet werden können.

Mitgliederkommunikation zum beA

Die Bundesrechtsanwaltskammer hat im Rahmen ihrer Mitgliederkommunikation zum beA im BRAK-Magazin Heft 02/2022 folgende Beiträge von Frau Rechtsanwältin Dr. Tanja Nitschke veröffentlicht:

1) Elektronische Zwangsvollstreckung – wie geht das?

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die von der BRAK und dem Deutschen Gerichtsvollzieherverband gemeinam erarbeiteten Antworten auf häufig gestellte Fragen im Zusammenhang mit der elektronischen Zwangsvollstreckung.

2) Einreichen einer Schutzschrift per beA

Der zweite Beitrag erläutert, wie man Schutzschriften per beA an das Zentrale Schutzschriftenregister einreicht und welche Vereinfachungen es dabei durch den jüngsten beA-Release gegeben hat.

Weitere Informationen zum beA & ERV finden Sie auf der Homepage der BRAK unter https://www.brak.de/anwaltschaft/bea-erv/.

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